Conheça mais sobre o trabalho desenvolvido por quem atua diretamente como guardião da história da Justiça do Trabalho

​12/11/2024 - Se antes os documentos que circulavam pelo Tribunal Superior do Trabalho eram 100% produzidos em papel, atualmente a realidade traz arquivos já criados em formato digital, chamados nato-digitais. E como será feita a separação e o arquivamento desses itens em pleno ano de 2024? 

Tabela de temporalidade de documentos

Na Arquivologia existe uma ferramenta para organizar os documentos gerados por órgãos públicos brasileiros. Essa gestão é realizada pela chamada ‘Tabela de Temporalidade de Documentos’, um instrumento arquivístico que classifica os arquivos nas áreas administrativa e judiciária.

Todos os documentos gerados pelo TST passam por um ‘ciclo de vida’. Quem explica é o coordenador da Coordenadoria de Gestão Documental e Memória (CGEDM), Reginaldo Pereira. 

“No ciclo de vida dos documentos, temos a fase corrente, onde ficam os documentos que são utilizados constantemente na rotina do Tribunal. A fase intermediária envolve documentos que já deixaram de ser usados de forma constante, mas ainda não podem ser arquivados de forma definitiva. E os permanentes, que têm valor histórico e são guardados de forma definitiva”, detalha ao lembrar que alguns arquivos já nascem permanentes por conta do seu valor histórico, probatório e informativo.

E o documento digital? 

Mesmo com a tabela gerindo os documentos, a organização que passa pelos documentos físicos difere do digital, de acordo com o coordenador da CGEDM, já que é preciso ter um estudo maior de gerenciamento e preservação desses documentos digitais. “A documentação digital no Tribunal é guardada em storage (dispositivo para armazenar dados) e organizada por meio de uma tabela. Porém, o sistema administrativo de documentos que usamos, conhecido como SEI, ainda está em desenvolvimento, não apenas no TST, mas em todo o Poder Judiciário”, detalha.

Maurício Almeida da Silva, lotado na CGEDM desde 2023, também vê dificuldades de preservação quando o assunto são documentos digitais. “No digital a atividade torna-se um pouco mais complexa, porque a gente tem a missão de gerir o que é autêntico ou não, e isso ficou mais difícil com o cenário de inteligência artificial.”

Também há desafios com os papéis

No meio físico, também há alguns desafios, como relata o servidor Wilson Pinheiro, lotado na unidade desde 2009. “Com o processo eletrônico, lidamos de outra forma. Às vezes, precisamos da intermediação da área de tecnologia para colocar instrumentos que possam fazer essa etapa de avaliação, o que pode demorar. Outro ponto é a demanda: o documento físico exige mais pessoas, enquanto o eletrônico facilita essa necessidade.”

​O papel do arquivista

Os órgãos do poder judiciário possuem a chamada Comissão Permanente de Avaliação Documental. É ela a responsável por avaliar e definir quais documentos serão de guarda permanente e quais serão eliminados, conforme a 'Tabela de Temporalidade de Documentos'. E isso dependendo justamente das atividades de cada instituição.

Segundo Maurício Almeida da Silva, a missão do arquivista é justamente “gerir essas informações, organizá-las e submetê-las à comissão, que decide se o documento será preservado definitivamente ou descartado após determinado período.”

A classificação dos documentos, tanto na área administrativa quanto na judicial, envolve um trabalho complexo. O TST ainda lida com muitos documentos físicos, o que demanda um esforço adicional para gerir todo o acervo. 

“O Tribunal ainda produz documentos em papel, sendo necessário recorrer à CGEDM. Nisso é feita uma análise prévia das documentações, e listado o que tem dentro de cada caixa. Também digitalizamos os documentos e processos mais importantes”, detalha o coordenador da unidade.

Na área judicial, a coordenadoria acompanha os processos arquivados judicialmente, garantindo a organização e o arquivamento correto na base de dados.

Memorial do TST

Quem circula pelo mezanino do bloco A tem a oportunidade de ver vários desses documentos classificados como permanentes pela Tabela de Temporalidade, além de objetos históricos como a toga e a máquina de datilografia utilizada pelo primeiro ministro do TST (Geraldo Montedônio Bezerra de Menezes).

Por lá também tem uma maquete tátil do Tribunal, algumas decisões judiciais históricas proferidas pelo TST e cópias das primeiras edições da Consolidação das Leis do Trabalho. Parte desse acervo recebeu o prêmio ‘MoW Brasil’, premiação da Unesco que reconhece bibliotecas, arquivos e documentos de grande valor internacional.

O memorial também pode ser visitado pela internet por meio de um tour virtual, permitindo ao público conhecer mais sobre a história do Tribunal e as diversas obras presentes no acervo. 

Armazenamento e restauração de documentos 

Grande parte dos documentos físicos são guardados em arquivos, lugares próprios para a guarda do acervo documental e que podem ser visitados por pesquisadores.

Para preservar a documentação de caráter permanente, o TST possui o laboratório de restauração de documentos, processos e obras raras.

Os arquivistas, os restauradores e os encadernadores trabalham na restauração e manutenção desses documentos históricos.

No TST há dois lugares de guarda desses documentos: aqui no edifício-sede, no subsolo, e no prédio auxiliar do TST, localizado no Setor de Armazenagem e Abastecimento Norte (SAAN).

No total, existem cerca de 32 mil caixas de documentação em fase intermediária e permanente, sendo 10 mil de caráter permanente, guardadas nos dois espaços. 

Referência no Judiciário 

Segundo o coordenador da CGEDM, dentro do Poder Judiciário, o TST e o Supremo Tribunal Federal (STF) se destacam na realização de preservação e de restauro de documentos. “O TST já realizou vários trabalhos de restauração, inclusive alguns em Tribunais Regionais do Trabalho (TRTs), por meio de acordos de cooperação. Além disso, o Laboratório de Restauro já restaurou várias obras raras dos ministros do TST, que elogiam sempre o trabalho executado pela nossa equipe”.

Reginaldo Pereira explica ainda que muitos pesquisadores procuram o acervo do Tribunal para realizar pesquisas acadêmicas. Inclusive, um deles foi premiado, em maio deste ano, pelo Conselho Nacional de Justiça no prêmio “Memória do Poder Judiciário”. 

A pesquisa do professor Erik Chiconelli Gomes no programa de pós-graduação do Departamento de História da Universidade de São Paulo (USP) venceu na categoria de trabalho acadêmico e científico. Ele pesquisou sobre a relação entre o Conselho Nacional do Trabalho, vinculado ao Ministério do Trabalho e Emprego, e trabalhadores, entidades patronais e o Estado.

(Maria Rebeca e Juliane Sacerdote/JS)
 

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Data de Publicação

11 de nov. de 2024